Proces zarządzania danymi pracowników (m.in. prowadzenia i wydawania dokumentacji) jest jednym z najsłabiej ocenianych procesów HR. Co ciekawe, nasi klienci coraz częściej dzielą się z nami spostrzeżeniami, że to nie wysokość wynagrodzenia staje się powodem odejścia pracownika. Z badań wynika, że około 11% pracowników zwalnia się z powodu błędów w komunikacji wewnątrz firmy, oceniając pracodawcę jako mało profesjonalnego w kontakcie z podwładnymi. Takie dane liczbowe trudno ignorować – co zatem zrobić, by odwrócić tę tendencję?

Zarządzanie personelem a konkurencyjność przedsiębiorstwa

Efektywne zarządzanie pracownikami buduje najważniejsze przewagi konkurencyjne przedsiębiorstwa. Podstawą skutecznego działania i optymalizacji procesów związanych z pracownikami jest dostęp do pełnych danych o nich. Dodatkowe kwalifikacje, potwierdzenia dla zdobycia konkretnych kompetencji, a wielokrotnie nawet warunki szczegółowe zatrudnienia, to często kluczowe dane, które mogą być wykorzystane w pełni tylko przy elektronizacji dokumentacji.  Tymczasem do tej pory informacje zawarte w aktach pracowniczych i poza nimi, przechowywane w formie papierowej, zazwyczaj zupełnie nie stanowiły punktu wyjścia do dalszych działań. Z kolei braki danych dotyczących czasu pracy i absencji, znacznie zwiększały ryzyko przegrania w sytuacji sporu z pracownikiem oraz kar w przypadku ujawnienia tych braków w kontroli przeprowadzanej przez organy uprawnione.

Zarządzanie pracownikami – jak dysponować danymi?

W jaki sposób powinny być zarządzane dane naszych pracowników, aby w pełni wykorzystać możliwości jakie mogą dać oraz, aby nasi pracownicy byli zadowoleni z obsługi w tym zakresie?

Po pierwsze, powinny być prowadzone tylko formie elektronicznej. Aby tak się stało, firma musi spełnić kilka warunków m.in. poufność, kompletność, dostępność oraz warunki umożliwiające uszkodzenie/ zniszczenie.
Tylko dane przechowywane elektronicznie pozwalają na dostęp do dokumentów pracowniczych z każdego miejsca pracy, ich łatwy import i eksport, wydawanie kopii pracownikom (również w formie elektronicznej) oraz anonimizację danych po upłynięciu okresu obowiązku ich przechowywania. Przykład procesu przejścia na elektroniczną formę dokumentacji pokazano na ryc.1.

Ryc1. Proces przejścia na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Po drugie, należy zwrócić szczególną uwagę na jak najbardziej zautomatyzowaną obsługę danych. Aktualizacja platformy XPRIMER® do wersji 4.1. znacznie rozbudowuje możliwości automatyzacji procesu zarzadzania danymi pracowniczymi. Ewidencja czasu pracy, urlopy, zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem, to tylko niektóre dane, które pojawią się w kartotece pracownika w XPRIMER.HRM automatycznie, jeśli zaczniemy ją prowadzić. To spełnienie wymagań Ustawy i znaczne ułatwienie dla procesu gromadzenia, a następnie udostępniania danych pracowniczych.

Planowanie czasu pracy na podstawie rzetelnych danych

Wreszcie, po trzecie, szczególnie ważne jest wykorzystanie zgromadzonych danych w innych procesach związanych z personelem np. planowaniu czasu pracy. Dysponując na jednej platformie informatycznej funkcjonalnościami, pozwalającymi na m.in. precyzyjne planowanie obsady w oparciu o plany oraz kwalifikacje pracowników, zarządzanie ich kompetencjami oraz rozwojem, możemy wykorzystać łączenie tych procesów do zbudowania istotnej przewagi konkurencyjnej. Przewagi opartej na rzetelnych, pełnych analizach danych dotyczących personelu, dzięki którym ich (i nasza) praca będzie jeszcze bardziej efektywna i ciągle optymalizowana.

Łukasz Zaborowski
hr manager eq system

Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z autorem artykułu przez LinkedIn