Segregatory lepsze niż elektroniczna dokumentacja?

W ostatnich latach modne wśród średnich i dużych przedsiębiorstw stało się zbieranie danych o funkcjonowaniu organizacji i to na różnych płaszczyznach. Są to informacje dotyczące obszarów księgowości, produkcji, sprzedaży, zakupów, procesów wewnętrznych zachodzących w firmach. Jednym słowem: ogromne ilości danych wprowadzanych w wielu miejscach, które tak naprawdę zbierane są na zasadzie „sztuka dla sztuki”.

Zarządzanie przedsiębiorstwem – zbieranie i analizowanie danych

Przedstawiona sytuacja najczęściej ma miejsce w momencie, gdy gromadzone informacje nie są analizowane i nikt w organizacji tak naprawdę nie zapytał: „po co to robimy?”, „do czego służy nam ta informacja i kto z niej korzysta?”, „do jakich wniosków można dojść na bazie tych informacji?”, „w jaki sposób te informacje mogą polepszyć moją firmę?”. Tymczasem działając w ten sposób, doskonale wpisalibyśmy się w zasady znane w Lean Management, czyli zasady ciągłego doskonalenia procesów na podstawie cyklu PDCA (ang. Plan-Do-Check-Act).

Digitalizacja procesów w przedsiębiorstwie

Digitalizacja procesów, w których dane są zbierane ręcznie, należy do trudnych zadań, tym bardziej, że obecnie większość z nich już została zinformatyzowana. Obszarami, które w tym kontekście mają najmniejsze pokrycie, są głównie elementy związane z ewidencją produkcji. To właśnie tam królują zeszyty, segregatory i sterty papierów, tylko pozornie potrzebnych. Kiedy w takim razie informacje w nich zawarte są niezbędne? To proste: kiedy w procesie coś nie zagrało, kiedy klient składa reklamację, kiedy należy odtworzyć ścieżkę produkcyjną i znaleźć przyczynę wystąpienia defektu.

Segregatory lepsze niż elektroniczna dokumentacja?

Z punktu widzenia systemu IT, znalezienie potrzebnego dokumentu jest zadaniem, które zajmuje zaledwie chwilę. Należy więc zadać sobie pytanie, dlaczego wiele firm wciąż korzysta z dokumentów papierowych? Odpowiedź jest oczywista i kłująca w oczy. Powód takiego stanu rzeczy to jednak materiał na kolejny artykuł.

To fragment artykułu. Całość do przeczytania tutaj.

Tomasz Babiarz
kierownik projektów w dziale wdrożeń eq system

Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z autorem artykułu przez LinkedIn

Chcesz zdobyć wiedzę na temat prowadzenia elektronicznej dokumentacji? Zapisz się na bezpłatny webinar.

Zobacz także:

Ta strona wykorzystuje pliki cookies w celu doskonalenia naszych usług. Szczegóły znajdziesz w Polityce prywatności.