Samoobsługa pracownicza to funkcje systemu HR przeznaczone dla każdego pracownika, udostępnione w postaci aplikacji lub portalu internetowego, po zalogowaniu się pracownika zgodnie z polityką bezpieczeństwa danej organizacji.

Samoobsługa pracownicza to najlepszy sposób na odciążenie Działów HR i usprawnienie komunikacji wewnątrz całej firmy. 

Samoobsługa pracownicza to korzyści zarówno dla pracowników, jak i kadry zarządzającej. Pracownicy samodzielnie wnioskują o dni wolne i dokonują aktualizacji swoich danych, dysponując stałym dostępem do swojego konta pracowniczego. Przełożeni z kolei, dysponując stałym dostępem do systemu HR, są na bieżąco informowani o absencjach swoich podwładnych, mają także pełną wiedzę odnośnie ich uprawnień i kompetencji.

Dzięki dopasowanemu systemowi IT oraz takiej funkcjonalności jak samoobsługa pracownicza menedżerowie tworzą poprawne harmonogramy pracy, znajdujące odzwierciedlenie w większej efektywności pracowników, a więc i w finansach firmy. Równocześnie pracownicy z dowolnego miejsca mają dostęp do swoich grafików pracy.

Samoobsługa pracownicza to jeden z ważnych filarów systemu XPRIMER.WFM, który z dowolnego miejsca zapewnia pracownikom podgląd danych, możliwość tworzenia zapotrzebowań, składania wniosków urlopowych, a dla kadry zarządzającej oferuje stały dostęp do systemu HR, gdzie możliwa jest weryfikacja złożonych wniosków, ich zatwierdzanie, kontrola czasu pracy i obecności poszczególnych pracowników.

Wyzwanie 1: Nadmiar obowiązków w Działach HR generuje straty.

Zbytnio obciążone Działy HR to ryzyko opóźnień i błędów, które mogą prowadzić do strat finansowych w całym przedsiębiorstwie. Duża liczba zapytań pracowników oraz szwankująca komunikacja wewnętrzna powodują dezinformację. Pracownicy są mniej efektywni i bardziej sfrustrowani, ponieważ nie mają dostępu do swojego konta pracowniczego.

Wyzwanie 2: Niewłaściwe zarządzanie dużą ilością danych poufnych naraża organizację na ryzyko kar.

Działy HR często muszą zarządzać dużą ilością danych osobowych pracowników, co wiąże się z koniecznością zachowania ich poufności i zgodności z przepisami o ochronie danych. Wysyłanie dużej ilości zapytań do Działu Kadr, wypisywanie i przekazywanie papierowych formularzy oraz dokumentów lub osobiste wizyty w Dziale Kadr powoduje chaos w całym przedsiębiorstwie oraz spadek produktywności. Kolejki pracowników potęgują bałagan i generują nerwowe sytuacje.

Wyzwanie 3: Papierowe wnioski urlopowe oraz tradycyjne listy obecności spowalniają przepływ informacji.

Składanie wniosków urlopowych w postaci papierowej i prowadzenie list obecności w sposób ręczny generuje dużą ilość pracy administracyjnej dla pracowników Działów HR. Rozliczenia czasu pracy są żmudne i pracochłonne. Przedsiębiorstwo traci możliwość szybkiej reakcji na zmiany, przez co zmniejsza się jego elastyczność działania.

Rozwiązanie: Wdrożenie samoobsługi pracowniczej!

Nic nie jest tak zauważalne w organizacji jak efekty optymalizacji kosztów. Tym, co pomaga je osiągnąć, jest system IT dopasowany do potrzeb i wymagań firmy, posiadający taką funkcjonalność jak samoobsługa pracownicza.

Samoobsługa pracownicza to funkcje systemu HR, z których może korzystać każdy pracownik danej organizacji, poprzez logowanie do aplikacji lub portalu internetowego.

Samoobsługa pracownicza pozwala pracownikom na samodzielne aktualizowanie swoich danych osobowych, zgłaszanie zmian w statusie rodzinnym czy adresie zamieszkania, minimalizując tym samym ilość interakcji z personelem Działu HR.

Samoobsługa pracownicza pozwala pracownikom zgłaszać urlopy w trybie online, z poziomu przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej sprawdzać dostępność dni wolnych, a także monitorować swój czas pracy oraz weryfikować swoje grafiki pracy. Ułatwia to planowanie i zarządzanie czasem zarówno pracownikom, jak i Działowi HR.

Wprowadzenie platformy samoobsługowej w postaci portalu pracowniczego umożliwia łatwiejszą i szybszą wymianę informacji, ogłoszeń, polityk firmy czy procedur. Pracownicy mają dostęp do istotnych informacji bezpośrednio z własnego konta (na komputerze, w kiosku pracowniczym lub na smartfonie). Usprawnia to komunikację wewnętrzną i redukuje ilość pytań kierowanych do Działu HR. Samoobsługa pracownicza sprawia, że pracownicy pracują w sposób bardziej wydajny i są bardziej zmotywowani do pracy.