Czym jest i dlaczego warto wdrożyć system Workforce Management?

Według raportu opracowanego przez firmę Grand View Research, do 2025 roku wartość światowego rynku Workforce Management może osiągnąć nawet ponad 11 miliardów dolarów. Jeśli zastanawiasz się, czy system WFM sprawdzi się w Twojej firmie – zapraszamy do lektury!

Czym jest Workforce Management?

Workforce Management (WFM) to zbiór procesów, mających na celu uzyskanie jak największego poziomu wydajności i kompetencji w organizacji. Polega przede wszystkim na efektywnym prognozowaniu zapotrzebowania na kadrę pracowniczą oraz zarządzaniu harmonogramami pracy, niezbędnymi do realizacji poszczególnych zadań w zespole.

WFM występuje w formie oprogramowania, dostępnego zazwyczaj jako program komputerowy, aplikacja webowa lub mobilna. Może istnieć zarówno jako samodzielne narzędzie, jak i część większego, zintegrowanego pakietu do zarządzania personelem.

WFM – nie tylko system do zarządzania pracownikami

Pod pojęciem Workforce Management kryje się wiele mniej lub bardziej złożonych procesów kadrowo-pracowniczych. Do najważniejszych z nich należą:

    • Prognozowanie i planowanie budżetów

      Ma na celu ustalenie, ilu i jakich pracowników będzie potrzebnych do realizacji danego projektu w określonym czasie, np. poprzez zwiększone zapotrzebowanie sezonowe lub urlopowe. Pozwala to zoptymalizować pracę personelu i zrównoważyć obciążenie pracą pracowników.

 

    • Generowanie raportów

      Narzędzia WFM pozwalają generować różnego typu raporty dotyczące m.in. frekwencji czy efektywności pracowników. Raportowanie jest możliwe zarówno w czasie rzeczywistym, jak i historycznym.

 

    • Tworzenie harmonogramu pracy w zespole

      WFM pozwala firmom zautomatyzować proces tworzenia harmonogramów zespołu w oparciu o wszelkie zmienne biznesowe, takie jak urlopy, dostępność, obciążenie pracą i nieobecności.

 

    • Monitorowanie czasu pracy

      Ujawnia wzorce frekwencji i pomaga firmom lepiej zarządzać planowanymi i nieplanowanymi nieobecnościami pracowników. Analizując dane zgromadzone w programie do ewidencji czasu pracy WFM, firmy mogą zidentyfikować potencjalne luki kadrowe, a także rozwiązać problemy związane z absencją i spóźnieniami.

 

    • Analiza produktywności personelu

      WFM pozwala pracodawcom monitorować, czy działania pracowników i ich wyniki spełniają cele firmy lub organizacji. Proces ten daje osobom zarządzającym lepsze zrozumienie poziomu zaangażowania oraz sposobu pracy poszczególnych osób, co pozwala określić, które z nich najefektywniej wykonują swoją pracę, a następnie — na podstawie uzyskanych danych — m.in. przydzielić premie czy też przygotować rozmowy ewaluacyjne z poszczególnymi osobami.

 

    • Zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami pozapłacowymi

      WFM pozwala uzyskać łatwy dostęp do raportów płacowych, dzięki czemu procesy kadrowo-płacowe stają się szybsze i łatwiejsze. Co więcej, ułatwia wypłacanie wynagrodzeń dla pracowników oraz oferuje synchronizację arkuszy czasu pracy z listą płac.

 

    • Dbałość o zgodność z prawem

      Nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy może wiązać się z wysokimi grzywnami i pozwami pracowniczymi. Narzędzia WFM pozwalają tego uniknąć, analizując czy dana decyzja kadrowa nie narusza m.in. wymogów dotyczących urlopów rodzinnych i chorobowych czy też porozumień związkowych.

 

    • Zatwierdzanie wniosków urlopowych

      Narzędzia i procesy WFM pozwalają firmom usprawnić proces aplikowania oraz rozpatrywania wniosków o urlopy oraz dni chorobowe. Dzięki automatyzacji i analizie danych, firmy mogą wykorzystywać system WFM do zarządzania kalendarzami urlopowymi pracowników, co pozwala uniknąć m.in. sytuacji, że urlopy osób, które pracują na podobnych stanowiskach (a co za tym idzie – przejmują swoje obowiązki podczas nieobecności) się pokrywają. Jest to również  wygodna opcja z perspektywy pracowników, ponieważ w każdej chwili mogą sprawdzić, ile dni urlopu im pozostało, bez konieczności pytania o to w dziale kadr.

 

    • Zarządzanie szkoleniami

      WFM w przedsiębiorstwie umożliwia sprawne przeprowadzanie szkoleń dla pracowników danej organizacji, co niewątpliwie jest bardzo ważnym elementem w firmach stawiających na rozwój i podnoszenie kompetencji pracowników.

 

    • Działania rekrutacyjne

      Oprogramowanie WFM automatyzuje i ułatwia pozyskiwanie, selekcję, a także kontakt z kandydatami, co nie tylko ułatwia pracę działom HR, ale także znacznie zmniejsza koszty rekrutacyjne.

 

Dlaczego warto korzystać z narzędzi typu system WFM?

Mimo że najnowsze rozwiązania technologiczne mogą w dużej mierze usprawnić codzienne obowiązki działów HR, znaczna część ich reprezentantów zauważa, że brak dostępu do tego typu narzędzi znacznie utrudnia ich pracę. Aplikacja do ewidencji czasu pracy, program do zarządzania pracownikami, system rozliczania czasu pracy… Z nimi byłoby znacznie łatwiej. A co jeśli to wszystko obsłuży jeden system do HR?

WFM dla kadr rozwiązuje wiele powtarzających się problemów działów HR, w zamian niosąc za sobą wiele długotrwałych korzyści. Do najważniejszych z nich należą:

  • zwiększenie wydajności pracowników,
  • lepsze planowanie pracy,
  • zmniejszenie kosztów operacyjnych,
  • redukcja i optymalizacja kosztów pracy,
  • efektywne śledzenie czasu pracy,
  • lepsza obsługa klienta,
  • redukcja i optymalizacja kosztów pracy,
  • zmniejszenie ryzyka niezgodności z przepisami prawa pracy,
  • przejrzysta komunikacja z pracownikami,
  • budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy (employer brandingu).

 

Jak widzisz, korzyści wynikających ze stosowania narzędzi typu WFM w przedsiębiorstwie jest naprawdę sporo. Co ważne, korzystanie z nowoczesnego, zautomatyzowanego systemu do zarządzania pracownikami może sprawić, że dana firma stanie się atrakcyjnym miejscem pracy zarówno dla potencjalnych, jak i obecnych pracowników. Nowoczesne, a do tego jasne i przejrzyste procesy kadrowo-płacowe, to klucz do sukcesu współczesnych przedsiębiorstw, którym zależy na przyciągnięciu i utrzymaniu najlepszych na rynku talentów. Zatem… jaki system WFM wybrać? Co pomoże nam osiągnąć?

System WFM i jego wpływ na zwiększenie wydajności pracowników

Jednym z najważniejszych powodów, dla których współczesne przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie oprogramowania Worforce Management jest pozytywny wpływ na efektywność pracowników, co bezpośrednio przekłada się na zwiększenie przychodów firmy. Dobrze zaprojektowany system do zarządzania personelem — dzięki możliwości załatwienia formalności i procesów płacowo-kadrowych bez konieczności kontaktu z działem kadr — nie tylko ułatwia i oszczędza czas zatrudnionych osób, ale przede wszystkim daje im jasny wgląd do danych na temat ich wydajności. Dzięki możliwości generowania wszelkiego rodzaju raportów oraz zestawień podsumowujących efektywność danej osoby, pracownik może sprawdzić, co zabiera mu najwięcej czasu w pracy. Analiza efektywności pozwala mu stwierdzić, co mógłby zrobić, aby poprawić swoje wyniki.

Dane gromadzone przez systemy WFM  to także cenne źródło informacji dla kadry zarządzającej, która — na podstawie wydajności personelu —  może ustalić, kto najbardziej angażuje się w wykonywane obowiązki, a tym samym — zasłużył na premię lub awans. Co więcej, świadomość, że przełożeni mogą sprawdzić wyniki każdej osoby, to kolejny motywator, który wpływa na zwiększenie wydajności pracowników.

Szukasz niezawodnego oprogramowania WFM, które zapewni Twojej firmie przewagę konkurencyjną? Chcesz, żeby za zarządzanie pracownikami odpowiadał jeden system do HR? Zobacz, co możesz zyskać, wybierając stworzony przez nas system WFM xprimer i sprawdź, czy jest to rozwiązanie dla Ciebie!

 

Chcesz zdobyć wiedzę na temat narzędzi do efektywnego zarządzania HR w firmie? Zapisz się na bezpłatny webinar.

Zobacz także:

Ta strona wykorzystuje pliki cookies w celu doskonalenia naszych usług. Szczegóły znajdziesz w Polityce prywatności.