Jakie pojawiły się zjawiska dzięki zmianom wymuszonym przez lockdown? Skąd wzięło się nagłe obciążenie działów HR i dlaczego ich praca nabrała teraz większego znaczenia?
Prezentyzm czyli obecność w pracy mimo wszystko
Pierwszym zjawiskiem, któremu się przyjrzymy, jest prezentyzm. Pojęcie to rozumiane jest jako obecność w pracy pomimo niedyspozycji, choroby, trudnej sytuacji rodzinnej itp. Jest szczególnie trudne do zdiagnozowania, ale warto wiedzieć, że konsekwencje wynikające z takiej postawy są dla przedsiębiorstwa co najmniej dotkliwe. Większość badań nad obszarem prezentyzmu skupia się na obniżonej produktywności pracowników, którzy wykonują swoją pracę mimo odczuwanych dolegliwości. Wskazuje się głównie na:
- obniżenie efektywności pracy nawet o 40-50%,
- niższą koncentrację,
- większą wypadkowość,
- większą liczbę konfliktów, pogorszenie atmosfery,
- niską kreatywność.
Paradoksalnie wysoki poziom prezentyzmu prowadzi również do wzrostu absencji, ponieważ pracownicy wzajemnie się zarażają. Patrząc na obecną sytuację, skutki mogą być naprawdę poważne. Jeśli złe samopoczucie oznacza początki zakażenia wirusem COVID-19, prezentyzm może doprowadzić do czasowego zamknięcia całego lub części przedsiębiorstwa.
Nieobecność w pracy czyli absentyzm
Absentyzm jest postawą z drugiego bieguna. To długotrwała i cyklicznie występująca nieobecność w pracy – zazwyczaj niezaplanowana oraz często nieuprzedzona. Niektórzy badacze wpisują też do tego nurtu nieobecności usprawiedliwione, w formie zwolnień lekarskich wydawanych na podstawie symulowanych objawów. Nietrudno zgadnąć, że bardzo trudno to pracownikom udowodnić. Aktualnie, w związku z epidemią koronawirusa, poziom absentyzmu zdecydowanie wzrósł.
Jak informuje „Dziennik Gazeta Prawna”, w marcu 2020 roku ZUS odnotował o 36 proc. więcej zwolnień lekarskich aniżeli w lutym. Liczba dni absencji chorobowej była większa o połowę i wyniosła 36,1 mln (porównanie luty/marzec 2020 r.). Jeśli zestawimy okresy rok do roku wyjdzie nam, że liczba zwolnień wzrosła aż o 46,3 proc. a dni chorobowych o 47,8 proc.
Co dla przedsiębiorstwa oznacza tendencja pracowników do absentyzmu? Są to m.in.:
- braki w obsadzie,
- trudności w realizacji planów produkcyjnych /sprzedażowych etc.,
- tzw. „stan zawieszenia kadrowego”, czyli brak rozpoczęcia procesów rekrutacyjnych mimo uzasadnienia biznesowego,
- negatywny wpływ na atmosferę w zespole, poczucie pracowników, że wykonują pracę „za kogoś”.
Oba zjawiska prowadzą do znaczących zmian w efektywności pracy i bez wątpienia wpływają negatywnie na realizację celów biznesowych przedsiębiorstwa. W jaki sposób się przed nimi uchronić lub zminimalizować skutki ich występowania?
Dział HR radzi: jak uniknąć konsekwencji?
Krok 1. Absencja w pracy – zasypywanie „metrycznej czarnej dziury”
Termin „metryczna czarna dziura” został wprowadzony przez badacza Cala Newporta. Oznacza trudność lub nawet brak możliwości zmierzenia wpływu wielu czynników na przedsiębiorstwo. Takie zjawisko szczególnie często występuje w odniesieniu do czynników związanych z pracownikami i ich pracą.
Co ciekawe, metryczna czarna dziura może być systematycznie zasypywana poprzez konsekwentne zbieranie danych w systemie informatycznym oraz ich rzetelną analizę.
Załóżmy, że mamy dla absencji takie dane jak: tytuł absencji, rodzaj, częstość występowania, uzależnienie od danych czynników zewnętrznych, koszty bezpośrednie i koszty pośrednie związane z absencjami (m.in. koszty dodatkowych badań lekarskich, adaptacji pracownika w godzinach). Analizując je czasowo, liczbowo i udziałowo, możemy opracować solidny i sprawdzony model predykcyjny dla absencji. Pozwoli on na monitorowanie poziomu kluczowych czynników odpowiedzialnych za zjawisko absentyzmu. Ustawiony w systemie informatycznym dla HR poziom alarmowy przewidzi nasilenie zjawiska absentyzmu, zanim jeszcze ono wystąpi. Daje to możliwość szybkiego reagowania i działania prewencyjnego.
Krok 2. Łatwo dostępne informacje dotyczące pracowników; klarowny podział obowiązków
Z przeprowadzonych przez nas badań (n=53) wynika, że głównymi czynnikami odpowiedzialnymi za występowanie zjawiska prezentyzmu są: niejasny podział obowiązków, brak osób zastępujących oraz niska świadomość konsekwencji. Natomiast absentyzm najczęściej pojawia się przez niską świadomość oraz błędy w komunikacji na linii pracodawca-pracownik.
Wiele przedsiębiorstw szczegółowo planuje, w jaki sposób zaangażować klientów, partnerów biznesowych czy inwestorów, często zapominając o bardzo istotnym elemencie – o pracownikach.
Badania potwierdzają, iż samo umieszczenie w dostępnym dla pracowników miejscu kluczowych informacji dotyczących ich zakresu obowiązków oraz planu pracy pozwala na znaczące redukcje absentyzmu. Z tego względu budowanie świadomości prezentyzmu i absentyzmu bez skutecznego narzędzia komunikacyjnego (właściwego systemu informatycznego) to wyzwanie karkołomne.
Krok 3. Zaawansowane i zautomatyzowane planowanie obsady
Prawidłowo przeprowadzony proces planowania obsady zakłada symulacje zmieniających się warunków zewnętrznych i wewnętrznych przedsiębiorstwa. Aby przewidzieć scenariusze dla obsady np. w warunkach epidemii, przy fluktuujących planach produkcyjnych/sprzedażowych, należy uwzględnić kilkadziesiąt lub nawet kilkaset czynników. Dodatkowym czynnikiem utrudniającym to zadanie jest różna waga tych czynników, ich zmienność i wariantowość.
Szczególnie istotne przy zaawansowanym planowaniu okazuje się także uwzględnienie:
- zgodności z kodeksem pracy oraz regulaminami wewnętrznymi,
- planów produkcyjnych i sprzedażowych – zapotrzebowania w określonych godzinach pracy,
- równomiernego rozkładu pracy pomiędzy pracownikami,
- konieczności zachowania ciągłości pracy danego pracownika,
- absencji,
- wymaganych kwalifikacji, kompetencji i uprawnień,
- indywidualnych preferencji i wymagań pracownika,
- rodzajów umowy, stawek wynagrodzeń etc.
Proces planowania obsady będzie szybszy, jeśli stanie się automatyczny. Tylko wtedy umożliwi testowanie wielu wariantów, ujawniając zarówno luki, jak i nadwyżki w kontekście zmieniających się warunków funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Absentyzm czy prezentyzm?
Porównując oba zjawiska, zarówno absentyzmu, jak i prezentyzmu, możemy zaobserwować, że tak naprawdę są dwiema stronami medalu. Choć obie postawy powodują wiele niepokojących skutków, obecnie przeważać zdaje się absentyzm. Czy ograniczenie siły oddziaływania obu zjawisk jest możliwe? Jak najbardziej. Konieczne jest jednak uwzględnienie wielu zmiennych i wypracowanie na ich podstawie modeli, które będą przewidywać nasilenie absentyzmu i prezentyzmu. Testowanie różnych wariantów działania to jeden z głównych elementów zaawansowanego planowania obsady. Pamiętajmy również, iż najlepsze działania prewencyjne opierają się na jasnej i klarownej komunikacji, która jest dostępna wszystkim pracownikom.
Łukasz Zaborowski
HR manager
Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z nami.
Inne artykuły, których autorem jest Łukasz Zaborowski:
