Planowanie czasu pracy w organizacjach coraz częściej wspierane jest przez system informatyczny bazujący na wzorcach (kalendarze, harmonogramy zmian). W trybie online system do planowania czasu pracy wskazuje użytkownikowi błędy, jakie popełnia podczas planowania, dzięki czemu może je na bieżąco korygować. Poniżej postaram się przybliżyć automatyczne planowanie czasu pracy, które prościej można nazwać planowaniem odpowiedniej obsady. Cały proces tworzenia grafików czasu pracy odbywa się w jednym miejscu, na bazie zapotrzebowania na określoną liczbę pracowników.
Jak automatycznie planować czas pracy, czyli zarządzanie pracownikiem zamiast stosowania wzorców planowania czasu pracy
A gdyby tak odwrócić sposób myślenia o przygotowaniu planu pracy i pozwolić systemowi informatycznemu przygotować pierwszą wersję grafiku pracy w sposób całkowicie automatyczny? Czy dla każdej jednostki organizacyjnej i przy każdym systemie czasu pracy taki rodzaj planowania czasu pracy ma sens? Co będzie do tego potrzebne? Postaram się kolejno odpowiedzieć na postawione pytania.
Tam, gdzie pracuje się w podstawowym systemie czasu pracy, przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, gdzie na dodatek nie ma potrzeby zapewnienia odpowiednio licznej i posiadającej określone kompetencje/kwalifikacje załogi, wystarczy zautomatyzować planowanie na bazie wzorców. W tym wypadku system tworzy harmonogram pracy w oparciu o kodeks pracy oraz określone w nim elementy wpływające na grafiki pracy takie jak wymiar czasu pracy, odpoczynek tygodniowy, odpoczynki dobowe, ilość dni wolnych od pracy w danym miesiącu zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.
Jednak w przypadku, gdy pojawia się:
zmienne zapotrzebowanie na określoną liczbę pracowników w zależności od sezonowości lub portfela zamówień/zleceń,
równoważny system czasu pracy,
okres rozliczeniowy dłuższy od jednego miesiąca,
zmienne potrzeby w zakresie kompetencji/kwalifikacji wynikającymi z portfela zamówień/zleceń,
za każdym razem zachodzi potrzeba planowania odpowiedniej obsady. A gdyby mieć możliwość zlecenia ułożenia planu czasu pracy systemowi informatycznemu i tylko skontrolować lub ewentualnie skorygować wynik operacji automatycznej?
Moduł systemu XPRIMER automatycznie ułoży pierwszą wersję planu pracy i zaprezentuje ją w postaci grafiku. Taki grafik pracy zaakceptuje potem przełożony danej jednostki.
Jak tworzyć grafiki pracy zgodnie z przepisami? Przeczytaj tutaj
Tworzenie grafików czasu pracy automatycznie – kryteria
Jakie dane i rodzaj informacji należy dostarczyć przed rozpoczęciem pracy systemu, aby mógł on sporządzić harmonogram czasu pracy? Są to na pewno:
warunki zatrudnienia pracowników (rodzaje zatrudnienia, wymiar czasu pracy pracownika, określenie stopnia niepełnosprawności lub innych ograniczeń dla danego pracownika),
spis reguł prawa pracy, które algorytm planowania pozwala na bieżąco weryfikować,
kompetencje/kwalifikacje, szkolenia, uprawnienia pracowników zatrudnionych w organizacji,
liczba potrzebnych pracowników o danej kompetencji/kwalifikacji lub zajmujących dane stanowisko w interesującym nas przedziale czasu (np. potrzebnych o danej porze dnia, na konkretnej zmianie, itp.); ilość ta wynika z planu produkcji/sprzedaży albo innego działania odpowiedniego dla jednostki organizacyjnej,
informacje dotyczące nieobecności – o trwających absencjach z określeniem rodzaju absencji i okresu trwania,
informacje o planowanych absencjach (np. urlopy pracowników) lub innych prośbach grafikowych, które mogą mieć znaczenie dla poprawności przygotowania plików z planem.
System – parametry i działanie algorytmu przy planowaniu czasu pracy
Należy pamiętać, że mamy tu do czynienia z pewnego rodzaju symulacją, dlatego istotne mogą być również parametry sterujące danym algorytmem. Mowa tu o uwzględnianiu lub ignorowaniu konkretnego kryterium planowania jak np. uwzględnianie, lub ignorowanie niezaakceptowanych wniosków urlopowych w planie urlopowym, wybierania godzin nadliczbowych lub innych próśb grafikowych pracowników. Trzeba również przewidzieć przekazywanie innych parametrów dla algorytmu – choćby poziomu kompetencji/kwalifikacji wymaganych od pracowników przedsiębiorstwa. W wyniku działania takiego algorytmu otrzymamy propozycję planu lub listę błędów mówiących o tym, dlaczego taki grafik czasu pracy nie może zostać poprawnie ułożony.
Analiza błędów na podstawie danych
Analizą takiej listy błędów musi się zająć przełożony danej jednostki odpowiedzialny za planowanie pracy lub osoba z HR zajmująca się planowaniem czasu pracy. Wyniki takiej analizy mogą prowadzić do różnych wniosków. Jedne będą w miarę proste w realizacji, np.:
przeszkolić z danego zakresu większą liczbę pracowników,
zatrudnić pracowników z Agencji Pracy Tymczasowej,
a inne bardziej złożone i kosztowne:
zmienić system, jeśli chodzi o czas pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym lub zmienić okres rozliczeniowy,
rozpocząć rekrutację na dane stanowiska, by dysponować większą liczbą pracowników do wykonywania powierzonych zadań.
Nie zapominajmy równocześnie, że naszym celem (wypełniając obowiązki kodeksu pracy) było zapewnienie odpowiedniej obsady do poprawnej realizacji zadań produkcyjnych/sprzedażowych lub innych, jakimi zajmuje się dana jednostka organizacyjna. W związku z tym informacja o braku możliwości zaplanowania obsady powinna wrócić do systemu planowania produkcji/sprzedaży, itd. Po co? By podjąć odpowiednie działania, zmierzające np. do zmiany i korekty planu skutkującego zmniejszeniem liczby potrzebnych pracowników lub rozłożeniem zapotrzebowania na nich w dłuższej perspektywie czasowej. Taką pętlę sprzężenia zwrotnego obrazuje poniższy schemat.
Automatyczny plan pracy – korzyści dla firm
Ponieważ w XPRIMER.WFA planowanie czasu pracy zostało w pełni zautomatyzowane, można je powtarzać wielokrotnie, po otrzymaniu nowych danych o zapotrzebowaniu na pracowników lub po zmianie parametrów planowania czasu pracy (nawet, jeśli praca odbywa się w trybie zdalnym). Dzięki temu następuje minimalizacja pracy bezpośrednich przełożonych nad grafikami pracy osób zatrudnionych. Nie muszą już poświęcać wielu godzin pracy lub dni na to, by planować grafiki dla swoich podwładnych, uwzględniając ich plany urlopowe, liczbę nadgodzin czy inne czynniki mające wpływ na ich pracę, przestrzegając równocześnie limitów odpoczynku tygodniowego, limitów liczby godzin na dobę, doby pracowniczej, etc. Zwiększa się produktywność pracowników zarządzających zakładem pracy, gdyż czas pracy poświęcony wcześniej na planowanie czasu pracy pracowników, mogą teraz przeznaczyć np. na rozliczenie pracowników z wykonania powierzonych zadań. Równocześnie system umożliwia zapewnienie odpowiedniej obsady dla procesów produkcyjnych/ handlowych/ usługowych lub innych, charakterystycznych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych.
Tomasz Jeleń
ekspert w dziale analiz biznesowych
Chcesz zdobyć wiedzę na temat automatycznego planowania czasu pracy? Napisz do nas.
