Aplikacja do ewidencji czasu pracy? Nie tylko!

Wykorzystanie aplikacji mobilnych w codziennym życiu jest już normą. Nawet w przypadku krótkiej podróży za miasto trasę ustala nam nawigacja w telefonie.  Ale to nie wszystko. Aplikacje mobilne wdzierają się również w naszą strefę zawodową. Coraz więcej procesów utożsamianych dotychczas z papierową bądź desktopową obsługą zastępowanych jest przez apki zainstalowane na smartfonach i tabletach. U progu tej małej rewolucji warto zastanowić się, czy wykorzystanie tych mobilnych centrów informacji w obszarze HR okazać się może prawdziwym „game-changer’em” w firmie? Jaką wartość dodaną przedsiębiorstwo może w ten sposób uzyskać?

Ewidencja urlopów – program to nie wszystko

Sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami jest obecnie jednym z największych wyzwań stojących przed  organizacjami. W wielu przypadkach to właśnie od jakości tego procesu zależy powodzenie w wykonaniu zamówienia/usługi dla klienta oraz zrealizowanie założonych celów biznesowych. Nie dziwi więc coraz szersze wykorzystywanie różnego rodzaju systemów informatycznych, pozwalających na znacznie szybsze przekazywanie i przetwarzanie informacji.

Desktopowy charakter obsługi większości z nich sprawia, że dostęp do danych posiada jedynie określona grupa pracowników. W przypadku, gdy chodzi o faktury zakupu, faktury sprzedaży, planowanie produkcji, zarządzanie zapasami i wiele innych podobnych procesów, taki sposób użytkowania okazać się może nawet korzystny. Natomiast jeśli mówimy o procesach związanych z obsługą pracownika, powoduje on znaczne problemy ze sprawnym i łatwym przekazywaniem informacji. Idealnym przykładem może być chęć sprawdzenia przez pracownika pozostałego wymiaru urlopowego i złożenie wniosku o wolne. Nawet z taką pozornie błahą sprawą musi on skierować się do osoby odpowiedzialnej za ten obszar i poprosić o „sprawdzenie w systemie”. Następnie składa wniosek u przełożonego, ten po zaakceptowaniu i poinformowaniu pracownika przekazuje informację do działu kadr, gdzie urlop ostatecznie wprowadzany jest do systemu kadrowo-płacowego. Już samo czytanie tej ścieżki obiegu wniosku urlopowego może zmęczyć. Łatwo też wyobrazić sobie, jak wiele podobnych sytuacji ma miejsce w rzeczywistości i ile czasu łącznie zajmie ta czynność wszystkim pracownikom w przedsiębiorstwie zatrudniającym 2000 osób.

Zarządzanie pracownikami – program czy aplikacja?

Prawdziwym „game-changer’em” w cyklach związanych z obsługą pracownika okazują się aplikacje mobilne.  Ich wykorzystanie pozwala na przesunięcie znacznej części procesów generowanych na styku pracownik-przełożony-kadry w obszar samoobsługi pracowniczej. Sprawdzenie grafiku, złożenie wniosku urlopowego, podsumowanie nadgodzin i wiele innych podobnych spraw nie wymaga angażowania dodatkowych osób, a pracownik w dowolnym momencie sam  dokonuje potrzebnej analizy. Odzyskany w ten sposób czas wpływa na jakość i zadowolenie z pracy każdej ze stron.

Aplikacje mobilne mogą również zrewolucjonizować prace osób zarządzających, które, z jednej strony, zainteresowane będą wszystkimi funkcjonalnościami dostępnymi dla pracowników, z drugiej zaś, docenią mobilny dostęp do informacji związanych z podległymi pracownikami i możliwość procedowania wielu spraw administracyjnych z jej poziomu. Kadra zarządzająca z pewnością doceni redukcję i uproszczenie obiegu dokumentów poprzez przeniesienie wielu z nich w środowisko cyfrowe. Zaakceptowanie wniosku urlopowego podległego pracownika sprowadzać się będzie wówczas do kilku tapnięć w telefonie.

W przypadku, gdy pracownicy nie korzystają z urządzeń pozwalających na zainstalowanie aplikacji, świetnym rozwiązaniem okazać się może umieszczenie w miejscu pracy stanowisk z tabletami. Łatwy i intuicyjny charakter obsługi sprawi, że znacznie chętniej będą oni korzystać z tego typu rozwiązania niż dedykowanego portalu w przeglądarce.

Wniosek o urlop w kilka minut

Wróćmy teraz do przytoczonego wyżej przykładu wniosku urlopowego, lecz tym razem z wykorzystaniem aplikacji mobilnej. Pracownik w dowolnym momencie i z każdego miejsca może sprawdzić dostępny wymiar urlopowy i, za pomocą kilku tapnieć, złożyć odpowiedni wniosek. Informacja ta automatycznie trafi do przełożonego, a po jego akceptacji – do działu kadr. Z biznesowego punktu widzenia przedsiębiorstwo, decydujące się na wykorzystanie takiego typu rozwiązania, poza zaoszczędzonym czasem pracowników, którzy poświęcą go na efektywniejsze wykonywanie swoich obowiązków, może również liczyć na ich większe zadowolenie z pracy  i mniejszą rotację. Przełoży się to w sposób wymierny na osiągane przez firmę wyniki finansowe.

Korzystanie z aplikacji mobilnej może się wiązać z przełamaniem bariery technologicznej u części pracowników. Liczne przykłady pokazują jednak, że korzyści płynące z takiego rozwiązania potrafią przekonać nawet najbardziej opornych. Dla pokolenia wchodzącego na rynek pracy to już z kolei naturalne środowisko do przechowywania i aktualizacji wszystkich danych.

Trendy w HR? Trzymasz je w dłoni!

Wykorzystanie aplikacji mobilnych może się okazać prawdziwym „game-changer’em” w obszarze HR. Sprawny przepływ informacji wpłynie na lepszą organizację całego przedsiębiorstwa i osiągane wyniki finansowe. Decyzję o implementacji takiego rozwiązania należy oczywiście poprzeć dokładną analizą przypadku i wyznaczeniem celów biznesowych, jakie mogą być osiągnięte dzięki jej wykorzystaniu. Nie zmienia to jednak faktu, że aplikacje mobilne są dla wielu firm przyszłością, do której warto wejść już dziś.

Mateusz Bireta
product manager eq system

Masz jakieś uwagi lub pytania? Skontaktuj się z autorem artykułu przez LinkedIn

Chcesz zdobyć wiedzę na temat narzędzi do zarządzania zasobami ludzkimi? Zapisz się na bezpłatny webinar.

Zobacz także:

Ta strona wykorzystuje pliki cookies w celu doskonalenia naszych usług. Szczegóły znajdziesz w Polityce prywatności.